La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.
Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es un buen “fichaje” para cualquier compañía. El primer paso consiste en reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella. El siguiente será analizar las tareas concretas que tenemos que llevar a cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles debemos ejecutar directamente, delegar en otros compañeros o traspasar a otros departamentos.
Una vez delimitadas las tareas convendrá que reflexionemos sobre el tiempo que requiere cada una de ellas. En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que seguimos utilizando, pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y obtener un buen resultado.
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Planificar con criterio
La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. Primero anotaríamos las más urgentes y luego las más relevantes.
Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. Las llamadas y visitas, mejor a primera hora. Si no es posible agrupar las tareas, debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.
A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible. Pero hay que ser flexible, no podemos prever cómo irá el día: problemas informáticos, imprevistos, llamadas, reuniones…
Es conveniente reservar momentos para descansar y otros para pensar. Sin embargo, no solemos hacerlo por el ritmo que nos impone nuestro día a día. Pensar es bueno para evaluar el trabajo realizado, para crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes.
Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado para ajustar la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pero para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.
El tipo de personalidad que tengas también influye en la gestión del tiempo. Por ejemplo, los profesionales controladores no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo; los profesionales paternalistas absorben más trabajo del que pueden realizar.
Leído en Laboris.net
